พื้นฐานการทำบัญชี 3 ประการที่คุณมองข้ามไม่ได้
การทำบัญชี หรือ Bookkeeping เป็นสิ่งจำเป็นในการเริ่มต้นธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ธุรกิจขนาดกลาง หรือธุรกิจขนาดใหญ่ การทำบัญชีจะมีความสำคัญเพิ่มขึ้นเมื่อบริษัทมีความก้าวหน้าตลอดหลายปีที่ผ่านมา เพราะจำเป็นต้องบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดและอัปเดตอยู่เสมอ
แม้แต่ผู้ประกอบธุรกิจที่มีสิทธิ์ได้รับเงินกู้ จะต้องบันทึกและรายงานทางการเงินที่เป็นถูกต้อง และตัดสินใจอย่างชาญฉลาดในขณะที่ทำงาน เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ระยะยาว ถ้าหากคุณกำลังวางแผนที่จะฝึกฝนทักษะการทำบัญชีสำหรับธุรกิจใหม่ ต่อไปนี้คือข้อมูลพื้นฐานที่จะช่วยคุณในการเริ่มต้น ดูข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการทำบัญชี 7 ประการที่ผู้ประกอบการไม่ควรละเลยไม่ว่ากรณีใด ๆ
1. แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีของธุรกิจ
ขั้นตอนแรกสู่การจัดการด้านการเงิน คือการเปิดบัญชีธุรกิจแยกต่างหากจากบัญชีส่วนตัว มิฉะนั้นคุณจะไม่สามารถติดตามได้ว่าค่าใช้จ่ายใดเป็นค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล และค่าใช้จ่ายใดเกิดขึ้นจากบริษัทของคุณ การแยกบัญชีเป็นเรื่องปกติของธุรกิจทุกธุรกิจไปแล้ว เพื่อจะได้ไม่เป็นปัญหาหรือทำให้สับสนเวลาต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีและเสียภาษี ทั้งในรูปแบบบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล
นอกจากนี้ หากคุณเป็นธุรกิจที่จำเป็นต้องทำธุรกรรมทางการเงินกับธนาคาร อาทิเช่น การขอสินเชื่อธุรกิจ เป็นต้น ธนาคารอาจใช้เวลาในการพิจาณาหรืออาจไม่ให้สินเชื่อก็ได้ ถ้ามีบัญชีแยกต่างหากอาจทำให้อะไรง่ายขึ้น เพราะการทำบัญชีธุรกิจแยกจากบัญชีส่วนตัวทำให้คุณไม่ต้องมานั่งจัดระเบียบบัญชี เนื่องจากไม่มีความคลุมเครือในการทำธุรกรรม
2. สร้างระบบบัญชี
วิธีการทำบัญชีนั้นสำหรับการทำธุรกิจมีอยู่ 2 หลักการด้วยกันคือการทำบัญชีคู่กับบัญชีเดี่ยว การทำบัญชีเดี่ยวมักเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีเจ้าของกิจการเป็นคนบันทึกบัญชี ซึ่งรายการแต่ละวันไม่ได้มีความซับซ้อนมากมายนัก แต่ถ้าเป็นธุรกิจที่ใหญ่ขึ้นมาหน่อยมีรายการที่ซับซ้อนต้องใช้นักบัญชีในการทำบัญชี หรือต้องจัดทำงบการเงินด้วย ควรใช้การทำบัญชีคู่เพื่อวัตถุประสงค์ที่จะทำให้สามารถเสนอรายงานทางการเงินได้ถูกต้องตามที่ควรและทันต่อเหตุการณ์
การทำบัญชีแบบ Double-entry เป็นรูปแบบที่ต้องเก็บบันทึกรายการบัญชีต่าง ๆ ตั้งแต่รายการในสมุดรายวันทั่วไป รายการในสมุดบัญชีแยกประเภท จนไปเอกสารหลักฐานสำคัญของธุรกิจ และยังเป็นวิธีที่เหมาะในการจัดระเบียบรายการ ซึ่งเหมาะสมกว่าระบบการทำบัญชีเดียวเนื่องจากทำงานได้ดีที่สุดสำหรับกิจการที่กำลังเติบโตซึ่งมีความต้องการเพิ่มขึ้น
ภายใต้ระบบนี้ ผู้ทำบัญชีส่วนใหญ่มักพึ่งพาโปรกรมบัญชีบนคลาวด์ เพื่อจัดการงานทำบัญชีคู่ ช่วยให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดและให้การคำนวณที่แม่นยำ
3. การจัดเตรียมทำงบการเงิน
ทุกธุรกิจในประเทศไทย จำเป็นต้องจัดทำรายงานทางการเงิน ซึ่งมักจะทำโดยผู้ทำบัญชี เพราะว่าต้องจัดการเอกสารให้ครบถ้วน เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มีความสำคัญต่อการแบ่งปันข้อมูลกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้บริหารจะผิดพลาดไม่ได้
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้บริหารจะต้องรับรู้และตรวจสอบสถานะทางการเงินของบริษัท และส่งรายงานไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เพื่อมีการปรับปรุงและตัดสินใจภายใน และทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ โดยพื้นฐานงบการเงินที่ต้องจัดทำเป็นประจำได้แก่ ได้แก่ งบดุล งบกระแสเงินสด และงบกำไรขาดทุน
